Reprezentacja spółki kapitałowej w postępowaniu rejestrowym przez prokurenta – dopuszczalna czy nie?

Ustalenie wzajemnego stosunku przepisów Kodeksu Cywilnego regulujących instytucję prokury oraz norm Kodeksu Spółek Handlowych nakładających na spółki kapitałowe obowiązek zgłaszania sądowi rejestrowemu wszelkich zmian, które w świetle obowiązujących przepisów podlegają wpisowi lub ujawnieniu w Rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, rodzi problem, którego wynikiem jest rozbieżność w praktyce sądów rejestrowych co do dopuszczalności reprezentacji spółek kapitałowych w postępowaniu rejestrowym przez prokurenta.

Zgodnie z art. 168 Kodeksu Spółek Handlowych, wszelkie zmiany danych zgłaszanych do rejestru przedsiębiorców w procesie powoływania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, wymagają zgłoszenia do rejestru. Analogiczne kwestię tę reguluje w stosunku do spółek akcyjnych art. 321 § 1 Kodeksu Spółek Handlowych. Jednocześnie oba przywołane przepisy jako adresata obowiązku wskazują nie tyle spółkę, jako osobę prawną, lecz zarząd spółki kapitałowej, a zatem organ osoby prawnej.

Redakcja art. 168 i art. 321 § 1 Kodeksu Spółek Handlowych rodzi poważne wątpliwości, czy zmiany danych w toku postępowania rejestrowego mogą być zgłoszone przez prokurentów, skoro nie tylko nie zostali oni wymienieni obok zarządu w powyższych regulacjach, ale nadto, zgodnie z art. 109 [1] Kodeksu cywilnego – są oni pełnomocnikami przedsiębiorcy (zatem spółki jako takiej, nie zaś jej organu),  zaś zakres ich umocowania obejmuje zawsze, umocowanie do ogół czynności sądowych i pozasądowych, ale tylko takich, które są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa.

Porównanie przepisów Kodeksu Spółek Handlowych oraz norm regulujących instytucję prokury, rodzi dwie wątpliwości, a mianowicie: (1) czy ustawodawca poprzez wymienienie w art. 168 i art. 321 § 1 Kodeksu Spółek Handlowych zarządu, miał w zamiarze wyłączyć dopuszczalność reprezentacji sprawowanej przez inne podmioty, a jeżeli nie, to (2) czy złożenie wniosku o wpis zmian do rejestru przedsiębiorców w postępowaniu rejestrowym to czynność sądowa związana z prowadzeniem przedsiębiorstwa, a zatem mieszcząca się w granicach ustawowego umocowania prokurenta.

Brak jest jednolitego stanowiska w podejściu sądów rejestrowych do powyższych problemów. W mojej ocenie wskazanie wymienienie w art. 168 i art. 321 § 1 Kodeksu Spółek Handlowych zarządu nie uprawnia do stwierdzenia, iż ustawodawca zamierzał wyłączyć dopuszczalności reprezentacji sprawowanej przez prokurenta, albowiem wówczas należałoby stwierdzić, iż nieodpuszczalna jest reprezentacja spółki kapitałowej w postępowaniu rejestrowym przez pełnomocnika procesowego, w tym radcę prawnego lub adwokata. Twierdzenie takie stałoby w istotnej sprzeczności zarówno z powszechną praktyką, jak i normami Kodeksu postępowania cywilnego. Skoro natomiast niewątpliwie dopuszczalna jest reprezentacja sprawowana przez pełnomocnika procesowego (który de facto jest pełnomocnikiem samej spółki kapitałowej, nie zaś członków zarządu lub zarządu jako organu), należałoby również dopuścić możliwość działania przez prokurenta, pod warunkiem jednak uprzedniego uznania, że reprezentacja procesowa w sprawach związanych ze zmianą danych w rejestrze jest związana z prowadzeniem przedsiębiorstwa.

Kwestią dyskusyjną jest, czy złożenie wniosku o wpis zmiany danych do rejestru przedsiębiorców jest związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Choć niewątpliwie nie jest to czynność, która zmierza do uzyskania zysku (zarobkowość jest cechą konstytutywną prowadzenia działalności gospodarczej), niemniej jednak zauważyć należy, iż art. 109 [1] § 1 Kodeksu cywilnego posługuje się pojęciem czynności „związanych z prowadzenia przedsiębiorstwa” nie zaś z „prowadzeniem działalności gospodarczej – pojęcie zastosowane w ustawie wydaje się być szerszym, jako obejmujące nie tylko czynności bezpośrednio związane z prowadzeniem działalności gospodarczej (np. zawieranie umów, reprezentowanie spółki przed sądami w sprawach dotyczących zawartych umów gospodarczych i inne zmierzające do uzyskania zysku), ale także czynności warunkujące lub katalizujące jej prowadzenie, a taką czynnością niewątpliwie jest wykonanie obowiązku ustawowego zgłoszenie zmian danych w celu ich ujawnienia w rejestrze przedsiębiorców. Szerokie rozumienie pojęcia „czynności sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa” znajduje potwierdzenie również w orzecznictwie sądowym wydziałów cywilnych i gospodarczych, co nie zawsze znajduje potwierdzenie w praktyce sądów rejestrowych, których praktyka jest w tym zakresie różna.

Z powyższych względów, w mojej ocenie, niezależnie od literalnego brzmienia art. 168 i art. 321 § 1 Kodeksu Spółek Handlowych, należy uznać prokurentów za uprawnionych do złożenia wniosku w imieniu spółek z ograniczoną odpowiedzialnością i spółek akcyjnych do składania wniosków o zmianę danych podlegających wpisowi lub ujawnieniu w aktach rejestrowych.

Rozbieżności w praktyce sądów rejestrowych powodują niepewność podmiotów zobowiązanych do ujawniania wpisów i zmian w Rejestrze przedsiębiorców co do skuteczności składanych przez prokurentów wniosków, co nie sprzyja obrotowi gospodarczemu choćby z tego względu, iż w przypadku nieuwzględnienia wniosku spółki kapitałowej o zmianę danych w rejestrze przedsiębiorców, powstaje konieczność ponowienia wniosku i tym samym wydłuża się czas potrzebny na ujawnienie zmian w rejestrze. Przedłużenie czasu trwania postępowania rejestrowego nie służy ani spółce, której zmiany dotyczą, gdyż utrudnia to jej wykazywanie aktualnego statusu prawnego (np. składu osobowego organu uprawnionego do reprezentacji), niekiedy zaś tamuje skuteczność tych zmian (np. zmiany w umowie spółki), nie sprzyjając również kontrahentom spółki, którzy poprzez wgląd do rejestru przedsiębiorców nie uzyskają wszelkich aktualnych istotnych informacji o statusie kontrahenta wobec opóźnienia w ich ujawnieniu.

Problemy wynikające w praktyce i ich niekorzystne konsekwencje dla uczestników obrotu gospodarczego przemawiają za potrzebą zmiany przepisów w sposób jednoznacznie wykluczający rozbieżności interpretacyjne sądów rejestrowych.

Adam Darda, radca prawny