Aktualności prawne

Elektronizacja zamówień publicznych – część I

Facebook
Twitter
LinkedIn

Do wprowadzenia w życie pierwszego etapu elektronizacji zamówień publicznych zostało niewiele ponad miesiąc – to już 18 kwietnia Jednolity Europejski Dokument Zamówienia wymagać będzie użycia kwalifikowanego podpisu elektrycznego. Na czym polega elektronizacja, jakie są wymagania oraz jakie nowości czekają zamawiających i wykonawców – na te i inne pytania odpowiedź w niniejszym artykule.

Przepisy ustawy Prawo Zamówień Publicznych ustanawiające obowiązek komunikacji zamawiającego z wykonawcami poprzez wyłącznie środki komunikacji elektronicznej, wchodzą w życie w stosunku do postępowań o udzielenie zamówienia prowadzanych przez  innych zamawiających niż centralny od 18 października 2018, a w przypadku Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia (JEDZ) – już od 18 kwietnia 2018 r.  Podobnie jest w odniesieniu wymagań nałożonych w rozporządzeniu prezesa Rady Ministrów z 27 czerwca 2017 r. w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych (rozporządzenie o elektronizacji).

Co w praktyce oznacza „elektronizacja zamówień”?

Jednym kluczowych elementów elektronizacji zamówień publicznych jest sporządzanie, zgodnie z dyspozycja art. 10a ust 5 PZP – ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a także oświadczeń (w tym JEDZ) w postaci elektronicznej i podpisanie kwalifikowanym podpisem elektronicznym, pod rygorem nieważności.

Rozporządzenie o elektronizacji doprecyzowuje w treści § 3, że przekazanie ww. wymienionych wniosków i oświadczeń i ofert następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej, których to użycie zapewnia co najmniej:

  1. Spełnienie wymagań przewidzianych dla systemu teleinformatycznego w rozumieniu przepisów stawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną;
  2. Identyfikację podmiotu składającego oferty i wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu;
  3. Ochronę przed dostępem do treści ofert i wniosków do udziału w postępowaniu przed upływem uprzednio wyznaczonych terminów ich otwarcia;
  4. Precyzyjne określenie daty i czasu odbioru oferty i wniosku o dopuszczenie do postępowania;
  5. Możliwość usunięcia ofert oraz wniosków w sposób uniemożliwiający ich odzyskanie i zapoznanie się z ich treścią.

Co więcej, jednym  z ważniejszych wymogów takiego systemu jest możliwość tworzenia historii korzystania z posiadanych zasobów. Oznacza to, że powinno istnieć narzędzie odnotowujące dostęp do np. treści ofert przed ich jawnym otwarciej, informacji zastrzeżonych jako tajemnicę przedsiębiorstwa czy danych tych wykonawców, którzy w toku postępowania składali pytania do treści SIWZ. System powinien ponadto posiadać funkcję przypisania konkretnych uprawnień konkretnym osobom – np. członkom komisji przetargowej przypisać uprawnienia, które umożliwią zmianę terminu składania i otwarcia ofert.

Powyższe jest oczywistą konsekwencją art. 10b PZP, to bowiem z tego właśnie przepisu wynika, że zamawiający zapewnia narzędzia i urządzenia informatyczne, jak i teleinformatyczne używane do komunikowania się, które są ogólnie dostępne oraz kompatybilne z produktami służącymi do komunikacji będącymi w powszechnym użyciu.

E-Platforma

Zgodnie z dyrektywami oraz nowelizacją PZP z 22 czerwca 2016 r. e-Zamówienia s ą przyszłością systemu zamówień publicznych, zaś Prezes Urzędu Zamówień Publicznych podjęła starania zmierzające do informatyzacji systemu zamówień publicznych. Efektem tych działa ń jest podpisanie przez Ministra Rozwoju i Finansów, Ministra Cyfryzacji oraz Prezes Urzędu Zamówień Publicznych w dniu 17 lutego 2017 r. „Porozumienia o współpracy w celu realizacji projektu budowy platformy elektronicznych zamówień publicznych”, w której to zobowiązali się do budowy platformy elektronicznych zamówień publicznych, tzw. Platformy e-Zamówień. Platforma ta ma obejmować przede wszystkim:

  1. Moduł Centralnego Repozytorium Danych
  2. Moduł Biuletynu Zamówień Publicznych
  3. Moduł Monitorowania i Analiz, w tym BI
  4. Moduł eSender
  5. Moduł przyjmowania i zabezpieczenia ofert oraz wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu do terminu otwarcia

Zgodnie z informacjami przedstawionymi przez Ministerstwo Rozwoju równolegle do prac nad Platformą e-Zamówień, trwają także prace nad utworzeniem publicznego Portalu e-Usług, który dla zamawiających ma zostać udostępniony nieodpłatnie. Portal ten będzie rozwiązaniem ogólnodostępnym oraz uniwersalnym, i ma spełniać minimalne wymagania tak, aby pozwolił na realizację zobowiązań wynikających z przepisów prawa Unii Europejskiej w terminach przepisami przewidzianych. Uniwersalizm Portalu o ma szczególne znaczenie dla zamawiających, którzy nie potrzebują zaawansowanych instrumentów IT do obsługi zamówień publicznych. Portal i Platforma docelowo mają zostać zintegrowane i przekształcone w krajową platformę zakupową.

Oferty składane w ramach postępowań, zaszyfrowane w określonym standardzie zgodnie z rozporządzeniem o elektronizacji,  mają być gromadzone w centralnej e-Platformie. Złożenie oferty będzie potwierdzone urzędowym potwierdzeniem odbioru, przekazywanym wykonawcy. Istotnym jest, że po upływie wyznaczonego terminu na składanie ofert, będą one przekazywane do zamawiającego wraz z prywatnym, wygenerowanym na e-Platformie kluczem, umożliwiającym otwarcie zaszyfrowanych ofert.

Czy e-Platforma to jedyne wyjście?

Zamawiający i wykonawcy będą mogli realizować proces udzielenia i pozyskania zamówienia publicznego na dowolnym portalu – własnym, udostępnionym przez inny podmiot lub komercyjnym.

Założenie jest aby scentralizowane rozwiązanie łączyło się z jednoczesnym udziałem wielu portali komercyjnych lub własnych (zamawiających), co pozwoli na ich spójność oraz kompatybilność. Portale te mają wspierać poszczególne fazy procesu o udzielenie zamówienia podczas jego trwania – począwszy od chwili przygotowywania ogłoszenia o zamówieniu do finalnego podpisania umowy z wykonawcą, wyłonionym w trakcie postępowania, jak i publikacji ogłoszenia o udzielonym zamówieniu.

O czym pamiętać stosując rozporządzenie o elektronizacji?

Mając na uwadze treść rozporządzenia o elektronizacji, cztery najważniejsze kwestie prezentują się następująco:

  1. Wymagania techniczne i organizacyjne użycia środków komunikacji elektronicznej dotyczą tyko czynności w postępowaniu o zamówienie publiczne. Oznacza to, iż zapisy rozporządzenia nie będą miały zastosowanie w trakcie przygotowania postępowania (np. podczas dialogu technicznego) ani po jego zastosowaniu (np. na etapie realizacji umowy z wyłonionym wykonawcą)
  2. Rozporządzenie określa sposób sporządzania i przechowywania dokumentów elektronicznych oraz sposób i tryb ich przekazywania, udostępniania i usuwania.
  3. Rozporządzenie ma charakter ramowy, co oznacza iż w zakresie nim nieuregulowanym zastosowanie będą miały przede wszystkim zapisy ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne i przepisy wykonawcze wydane na jej podstawie. To one określają m.in. minimalne wymagania dla systemów oraz ustanawiają Krajowe Ramy Interoperacyjności, co gwarantuje ich neutralność technologiczną i jawność używanych standardów.
  4. Rozporządzenie o elektronizacji różnicuje poziomy bezpieczeństwa, odnośnie przekazywania informacji przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, a wymagane do przekazywania:
  • Ofert i wniosków i oświadczeń
  • Pozostałych dokumentów

Użycie środków telekomunikacji elektronicznej służących do przekazywania „pozostałych dokumentów” – w tym takich środków jak poczta elektroniczna czy fakt – nie wymaga aż tak wysokiego stopnia bezpieczeństwa przekazywania, jak w przypadku ofert, wniosków o dopuszczenie i oświadczeń.  Biorąc pod uwagę jednak, iż służą one do przekazywania informacji, które mogą mieć wpływ na przebieg postępowania lub na uprawnienia wykonawców, ich użycie powinno być łączone z jednoczesnym zapewnieniem ochrony przez nieautoryzowanym dostępem do zawartych tam informacji.

Kwestie czym jest dokument elektroniczny i czy możliwe jest potwierdzenie jego kopii za zgodność z oryginałem, sposób sporządzania i przechowania dokumentacji, a także czy istnieją odstępstwa od elektronizacji postępowania o zamówienie publiczne zostaną szczegółowo omówione w II części niniejszej publikacji, już wkrótce na blogu.

Anna Sznycer-Klein, radca prawny

 

 

 

MGS LAW office computers
RODO

Możliwość zastrzeżenia numeru PESEL

Od 17 listopada istnieje możliwość zastrzeżenia swojego numeru PESEL, co może zapobiec wykorzystaniu takich danych do działalności przestępczej,  jak np.: zaciągnięcie na fałszywe dane kredytów czy pożyczek.    Wraz z dniem 17 listopada 2023r. wchodzą w życie przepisy ustawa z dnia 7 lipca 2023 r. o zmianie niektórych ustaw w celu ograniczania niektórych skutków kradzieży tożsamości

Czytaj więcej »
Sprawy frankowe

Kolejne sukcesy Kancelarii w sporach frankowych

Kancelaria MGS LAW, reprezentowana przez mec. Annę Piwakowską-Rowińską, osiągnęła kolejne sukcesy w sporach frankowych. Wygraną frankowiczów zakończyło się postępowanie sądowe z BPH S.A. o ustalenie nieważności umowy.  Anna Piwakowska-Rowińska, radca prawny, młodszy partner MGS LAW uzyskała również od Sądu postanowienia o  zabezpieczeniach w kilku kolejnych sprawach frankowych. W wyniku postanowień Sądu kredytobiorcy

Czytaj więcej »
Energetyka

Czym są „Taryfy Dynamiczne”? – wyjaśnia M. Sznycer w publikacji Stowarzyszenia z energią o prawie

Taryfy dynamiczne – aktywne uczestnictwo odbiorcy na rynku energii – na stronie Stowarzyszenia z energią o prawie zagadnienie omawia Michał Sznycer, partner MGS LAW, radca prawny.  7 września 2023 r. weszła w życie ustawa z dnia 28 lipca 2023 r. o zmianie ustawy Prawo energetyczne oraz niektórych innych ustaw. Jest to duża zmiana (w środowisku branżowym i prawnym

Czytaj więcej »