Do wprowadzenia w życie pierwszego etapu elektronizacji zamówień publicznych zostało niewiele ponad miesiąc – to już 18 kwietnia Jednolity Europejski Dokument Zamówienia wymagać będzie użycia kwalifikowanego podpisu elektrycznego. Na czym polega elektronizacja, jakie są wymagania oraz jakie nowości czekają zamawiających i wykonawców – na te i inne pytania odpowiedź w niniejszym artykule.

Przepisy ustawy Prawo Zamówień Publicznych ustanawiające obowiązek komunikacji zamawiającego z wykonawcami poprzez wyłącznie środki komunikacji elektronicznej, wchodzą w życie w stosunku do postępowań o udzielenie zamówienia prowadzanych przez  innych zamawiających niż centralny od 18 października 2018, a w przypadku Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia (JEDZ) – już od 18 kwietnia 2018 r.  Podobnie jest w odniesieniu wymagań nałożonych w rozporządzeniu prezesa Rady Ministrów z 27 czerwca 2017 r. w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych (rozporządzenie o elektronizacji).

Co w praktyce oznacza „elektronizacja zamówień”?

Jednym kluczowych elementów elektronizacji zamówień publicznych jest sporządzanie, zgodnie z dyspozycja art. 10a ust 5 PZP – ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a także oświadczeń (w tym JEDZ) w postaci elektronicznej i podpisanie kwalifikowanym podpisem elektronicznym, pod rygorem nieważności.

Rozporządzenie o elektronizacji doprecyzowuje w treści § 3, że przekazanie ww. wymienionych wniosków i oświadczeń i ofert następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej, których to użycie zapewnia co najmniej:

1. Spełnienie wymagań przewidzianych dla systemu teleinformatycznego w rozumieniu przepisów stawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną;
2. Identyfikację podmiotu składającego oferty i wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu;
3. Ochronę przed dostępem do treści ofert i wniosków do udziału w postępowaniu przed upływem uprzednio wyznaczonych terminów ich otwarcia;
4. Precyzyjne określenie daty i czasu odbioru oferty i wniosku o dopuszczenie do postępowania;
5. Możliwość usunięcia ofert oraz wniosków w sposób uniemożliwiający ich odzyskanie i zapoznanie się z ich treścią.

Co więcej, jednym  z ważniejszych wymogów takiego systemu jest możliwość tworzenia historii korzystania z posiadanych zasobów. Oznacza to, że powinno istnieć narzędzie odnotowujące dostęp do np. treści ofert przed ich jawnym otwarciej, informacji zastrzeżonych jako tajemnicę przedsiębiorstwa czy danych tych wykonawców, którzy w toku postępowania składali pytania do treści SIWZ. System powinien ponadto posiadać funkcję przypisania konkretnych uprawnień konkretnym osobom – np. członkom komisji przetargowej przypisać uprawnienia, które umożliwią zmianę terminu składania i otwarcia ofert.

Powyższe jest oczywistą konsekwencją art. 10b PZP, to bowiem z tego właśnie przepisu wynika, że zamawiający zapewnia narzędzia i urządzenia informatyczne, jak i teleinformatyczne używane do komunikowania się, które są ogólnie dostępne oraz kompatybilne z produktami służącymi do komunikacji będącymi w powszechnym użyciu.

E-Platforma

Zgodnie z dyrektywami oraz nowelizacją PZP z 22 czerwca 2016 r. e-Zamówienia s ą przyszłością systemu zamówień publicznych, zaś Prezes Urzędu Zamówień Publicznych podjęła starania zmierzające do informatyzacji systemu zamówień publicznych. Efektem tych działa ń jest podpisanie przez Ministra Rozwoju i Finansów, Ministra Cyfryzacji oraz Prezes Urzędu Zamówień Publicznych w dniu 17 lutego 2017 r. „Porozumienia o współpracy w celu realizacji projektu budowy platformy elektronicznych zamówień publicznych”, w której to zobowiązali się do budowy platformy elektronicznych zamówień publicznych, tzw. Platformy e-Zamówień. Platforma ta ma obejmować przede wszystkim:

1. Moduł Centralnego Repozytorium Danych
2. Moduł Biuletynu Zamówień Publicznych
3. Moduł Monitorowania i Analiz, w tym BI
4. Moduł eSender
5. Moduł przyjmowania i zabezpieczenia ofert oraz wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu do terminu otwarcia

Zgodnie z informacjami przedstawionymi przez Ministerstwo Rozwoju równolegle do prac nad Platformą e-Zamówień, trwają także prace nad utworzeniem publicznego Portalu e-Usług, który dla zamawiających ma zostać udostępniony nieodpłatnie. Portal ten będzie rozwiązaniem ogólnodostępnym oraz uniwersalnym, i ma spełniać minimalne wymagania tak, aby pozwolił na realizację zobowiązań wynikających z przepisów prawa Unii Europejskiej w terminach przepisami przewidzianych. Uniwersalizm Portalu o ma szczególne znaczenie dla zamawiających, którzy nie potrzebują zaawansowanych instrumentów IT do obsługi zamówień publicznych. Portal i Platforma docelowo mają zostać zintegrowane i przekształcone w krajową platformę zakupową.

Oferty składane w ramach postępowań, zaszyfrowane w określonym standardzie zgodnie z rozporządzeniem o elektronizacji,  mają być gromadzone w centralnej e-Platformie. Złożenie oferty będzie potwierdzone urzędowym potwierdzeniem odbioru, przekazywanym wykonawcy. Istotnym jest, że po upływie wyznaczonego terminu na składanie ofert, będą one przekazywane do zamawiającego wraz z prywatnym, wygenerowanym na e-Platformie kluczem, umożliwiającym otwarcie zaszyfrowanych ofert.

Czy e-Platforma to jedyne wyjście?

Zamawiający i wykonawcy będą mogli realizować proces udzielenia i pozyskania zamówienia publicznego na dowolnym portalu – własnym, udostępnionym przez inny podmiot lub komercyjnym.

Założenie jest aby scentralizowane rozwiązanie łączyło się z jednoczesnym udziałem wielu portali komercyjnych lub własnych (zamawiających), co pozwoli na ich spójność oraz kompatybilność. Portale te mają wspierać poszczególne fazy procesu o udzielenie zamówienia podczas jego trwania – począwszy od chwili przygotowywania ogłoszenia o zamówieniu do finalnego podpisania umowy z wykonawcą, wyłonionym w trakcie postępowania, jak i publikacji ogłoszenia o udzielonym zamówieniu.

O czym pamiętać stosując rozporządzenie o elektronizacji?

Mając na uwadze treść rozporządzenia o elektronizacji, cztery najważniejsze kwestie prezentują się następująco:

1. Wymagania techniczne i organizacyjne użycia środków komunikacji elektronicznej dotyczą tyko czynności w postępowaniu o zamówienie publiczne. Oznacza to, iż zapisy rozporządzenia nie będą miały zastosowanie w trakcie przygotowania postępowania (np. podczas dialogu technicznego) ani po jego zastosowaniu (np. na etapie realizacji umowy z wyłonionym wykonawcą)
2. Rozporządzenie określa sposób sporządzania i przechowywania dokumentów elektronicznych oraz sposób i tryb ich przekazywania, udostępniania i usuwania.
3. Rozporządzenie ma charakter ramowy, co oznacza iż w zakresie nim nieuregulowanym zastosowanie będą miały przede wszystkim zapisy ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne i przepisy wykonawcze wydane na jej podstawie. To one określają m.in. minimalne wymagania dla systemów oraz ustanawiają Krajowe Ramy Interoperacyjności, co gwarantuje ich neutralność technologiczną i jawność używanych standardów.
4. Rozporządzenie o elektronizacji różnicuje poziomy bezpieczeństwa, odnośnie przekazywania informacji przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, a wymagane do przekazywania:

• Ofert i wniosków i oświadczeń
• Pozostałych dokumentów

Użycie środków telekomunikacji elektronicznej służących do przekazywania „pozostałych dokumentów” – w tym takich środków jak poczta elektroniczna czy fakt – nie wymaga aż tak wysokiego stopnia bezpieczeństwa przekazywania, jak w przypadku ofert, wniosków o dopuszczenie i oświadczeń.  Biorąc pod uwagę jednak, iż służą one do przekazywania informacji, które mogą mieć wpływ na przebieg postępowania lub na uprawnienia wykonawców, ich użycie powinno być łączone z jednoczesnym zapewnieniem ochrony przez nieautoryzowanym dostępem do zawartych tam informacji.

Kwestie czym jest dokument elektroniczny i czy możliwe jest potwierdzenie jego kopii za zgodność z oryginałem, sposób sporządzania i przechowania dokumentacji, a także czy istnieją odstępstwa od elektronizacji postępowania o zamówienie publiczne zostaną szczegółowo omówione w II części niniejszej publikacji, już wkrótce na blogu.

Anna Sznycer-Klein, radca prawny