W części I artykułu o elektronizacji zamówień publicznych opisałam na czym polega elektronizacja, jakie są wymagania i jakie nowości czekają zamawiających i wykonawców. Kontynuując temat procesu elektronizacji postępowań o udzielenie zamówień publicznych, koniecznym jest omówienie czym jest dokument elektroniczny, czy można go poświadczać za zgodność z oryginałem i w jaki sposób tego dokonać.

Niemalże w przeddzień elektronizacji, zarówno zamawiający jak i wykonawcy podnoszą coraz więcej pytań odnośnie nowych zasad prowadzenia postępowań.  W niniejszym artykule wyjaśniamy wobec tego, czym jest dokument elektroniczny i czy możliwe jest potwierdzenie jego kopii za zgodność z oryginałem, sposób sporządzania i przechowania dokumentacji, a także czy istnieją odstępstwa od elektronizacji postępowania o zamówienie publiczne.

Czym jest dokument elektroniczny?

„Dokument elektroniczny” jest określeniem pojawiającym się w rozporządzeniu o elektronizacji. Rozporządzenie to wskazuje m.in. że dokumenty elektroniczne przekazywane są za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej – i sporządzane są w jednym z formatów danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Formaty te to przykładowo:

1. Dla plików tekstowych – .txt, .rtf, .pdf, .doc;
2. Dla plików graficznych – .jpg, .tif, .mpg;
3. Dla kompresji – .zip, .rar

Zgodne z art. 3 pkt 2 ww. ustawy, dokument elektroniczny to stanowiący odrębną całość znaczeniowa zbiór danych uporządkowanych w strukturze wewnętrznej oraz zapisany na informatycznym nośniku danych.  Wynika z tego, że do złożenia dokumentu elektronicznego nie zawsze potrzebny jest kwalifikowany podpis elektroniczny, np. do dokumentu wydanego w oryginale jako dokument elektroniczny tj. zaświadczenia z US czy ZUS, informacja z banku.

Forma dokumentów elektronicznych została uregulowana wprost w rozporządzeniu o elektronizacji. Zgodnie z brzmieniem § 5 ust 1 rozporządzenia, zasadą jest składanie dokumentów elektronicznych w oryginałach.  Mowa o dokumencie w rozumieniu art. 25 ust 1 PZP, czyli dokumenty poświadczające spełnianie warunków udziału w postepowaniu (np. referencje, oświadczenia własne wykonawcy) jak i te dotyczące braku podstaw do wykluczenia (jak informacja z KRK).  Dopiero, gdy wykonawca nie będzie posiadał oryginału takich dokumentów, uprawniony jest do sporządzenia i przekazania elektronicznej kopii takiego dokumentu. Nad wyraz istotne jest jednak wyłączenie oświadczeń dotyczących wykonawcy i innych podmiotów, na których zdolnościach i sytuacji polega wykonawca na zasadach określonych w art. .22a PZP,  oraz oświadczeń dotyczących podwykonawców – te musze zastać złożone w oryginale.

Jak potwierdzić elektroniczną kopię dokumentu za zgodność z oryginałem?

Rozważając możliwość potwierdzenia elektronicznej kopii dokumenty za zgodność z oryginałem, trzeba przede wszystkim odpowiedzieć na pytanie, czy jest sama elektroniczna kopia dokumentu, którego oryginał istnieje w formie papierowej. Jest to bowiem kopia zapisana na informatycznym nośniku danych np. skan czy fotografia cyfrowa.  Natomiast prawidłowa interpretacja przepisów rozporządzenia o elektronizacji w zakresie formy dokumentów wymaga ich odpowiedniego powiązania z przepisami rozporządzenia w sprawie dokumentów, to te bowiem w §14 ust 2 i 4 wymagają, aby kopia dokumentu została potwierdzona za zgodność z oryginałem.

Jak zatem poświadczyć dokument elektroniczny za zgodność oryginałem?  Przepis § 5 ust 2 rozporządzenia o elektronizacji wskazuje wprost, iż w przypadku przekazywania przez wykonawcę elektronicznej kopii dokumentu, podpisanie jej przez wykonawcę (lub odpowiednio – przez podmiot, na którego zasobach lub doświadczeniu polega wykonawca czy też przez podwykonawcę)  kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest równoznaczne z poświadczeniem elektronicznej kopii dokumentu za zgodność z oryginałem.  W świetle natomiast ust. 3, w sytuacji gdy wykonawca przekazuje dokument elektroniczny w formacie poddającym dane kompresji, to oznaczenie pliku zawierającego skompresowane dane kwalifikowanym podpisem elektronicznych jest równoznaczne z poświadczeniem przez wykonawcę za zgodność z oryginałem wszystkich elektronicznych kopii dokumentów, znajdujących w tym pliku. Wyjątkiem są oczywiście potwierdzone za zgodność przez podwykonawcę lub podmiot trzeci, udostępniający swe zasoby lub doświadczenie wykonawcy. Ma to na celu ułatwienie składania dokumentów przez wykonawców, tak aby nie nie musieli oni uwierzytelniać każdej elektronicznej kopii dokumentu z osobna.

Treść powyższych przepisów oznacza jednakże, że nie tylko wykonawca, ale także jego podwykonawca oraz podmioty trzeci, na których zasobach wykonawca polega, będą musieli posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny.

W jaki sposób należy sporządzać i przechowywać dokumentację?

Za pośrednictwem systemu informatycznego, spełniającego wymagania określone m.in. w przepisach o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, zamawiający będzie:

• Sporządzał
• Przechowywał
• Przekazywał, udostępniał
• Usuwał

Dokumenty elektroniczne. Na chwilę obecną przewiduje się, iż poprzez Centralne Repozytorium Danych (dalej jako CRD) zapewniony zostanie dostęp do danych oraz dokumentów, niezależnie od miejsca rejestracji interesariusza procesu. Należy pamiętać, iż pojęcie „gromadzenia danych” w CRD nie jest tożsame z gromadzeniem dokumentów, jakie składają wykonawcy. W CRD bowiem będą gromadzone dane o charakterze statystycznym dotyczące zamówień, które niezbędne są dla celów sprawozdawczych oraz analitycznych – możliwa ma być także ich wizualizacja. Natomiast w repozytorium nie będą przechowywane dokumenty elektroniczne czy skany dokumentów – obowiązek archiwizacji dokumentów postępowań bowiem będzie leżeć tylko i wyłączenie po stronie zamawiających.

Sposoby przekazywania i udostępniania dokumentów

Rozporządzenie o elektronizacji, w § 6 ust 2, dopuszcza mniej formalistyczne wymogi w odniesieniu do przekazywania i udostępniania przez zamawiającego dokumentów elektronicznych, wskazując ,że może to nastąpić przy użyciu poczty elektronicznej (e-mail).

Wynika z tego, że zamawiający będzie mógł dopuścić składanie przez wykonawców dokumentów droga mailową, pod warunkiem ,że wskaże to jednoznacznie w ogłoszeniu o zamówieniu, SIWZ lub innym dokumencie. Wykonawcy nie mogą na własną odpowiedzialność wybrać drogi mailowej, jako iż wybór środków komunikacji jest przywilejem tylko i wyłączeni zamawiającego.

Przykładowo, zamawiający będzie mógł za pośrednictwem maila przekazywać i udostępniać wezwania do złożenia dokumentów, wyjaśnień co do ich treści czy uzupełnień, udzielać wyjaśnienie odnośnie zapisów SIWZ, wzywać do wyjaśnień rażąco niskiej ceny lub treści oferty, czy też informować wykonawcę o poprawienie oczywistych omyłek w jego ofercie. Same oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczenia  natomiast nie będą mogły być przekazywane i udostępniane mailowo.

Czy są odstępstwa od użycia środków komunikacji elektronicznej?

Zgodnie z art.  10c PZP Zamawiający może odstąpić od żądania użycia środków komunikacji elektronicznej, jeżeli:

• Z uwagi na wyspecjalizowany charakter zamówienia, użycie środków komunikacji elektronicznej wymagałoby narzędzie, urządzeń formatów plików, które nie są ogólnodostępne lub nie sa obsługiwane za pomocą ogólnie dostępnych aplikacji;
• Aplikacje do obsługi formatów plików, które nadają się do przygotowywania ofert, korzystają z formatów plików, których nie można obsługiwać za pomocą żadnych innych aplikacji otwarto-źródłowych lub ogólnie dostępnych, lub są objęte licencją i nie mogą być one udostępnione do pobierania lub zdalnego wykorzystania przez zamawiającego;
• Wymagany jest specjalistyczny sprzęt, niedostępny dla zamawiającego
• Zamawiający wymaga przedstawienia modelu fizycznego, modelu w skali lub fizycznej próbki, której nie można przekazać elektronicznie;
• Odstąpienie jest niezbędne z powodów naruszeń bezpieczeństwa;
• Jest niezbędne z uwagi na potrzebę ochrony informacji szczególnie wrażliwych, której nie można zagwarantować w sposób dostatecznych przy stosowanych przez zamawiającego środkach komunikacji elektronicznej

W takich przypadkach, składanie ofert odbywa się za pośrednictwem odpowiedniego operatora pocztowego, osobiście w siedzibie zamawiającego lub za pośrednictwem posłańca.

Anna Sznycer-Klein, radca prawny