W mojej firmie pracuję od roku czasu. Niedawno otrzymałam kolejną roczną umowę do podpisania. Po kilku dniach otrzymałam również od kierownika działu do podpisu dokument o treści:

Oświadczenie o przejęciu odpowiedzialności materialnej

Ja, niżej podpisana (…) oświadczam:
1. Przejmuję pieczę nad mieniem powierzonym mi przez pracodawcę, a znajdującym się w (…)
2. Przejmuję całkowitą odpowiedzialność za powierzone mi towary i pieniądze, z których zobowiązuję się rozliczyć w każdym czasie na żądanie pracodawcy.
3. Przejmuję obowiązek pokrycia wszelkiej straty, jaka wyniknie dla jednostki na skutek powstałego niedoboru, zniszczenia lub uszkodzenia środków pieniężnych i innych powierzonych mi składników majątkowych. Od obowiązku pokrycia straty będę zwolniona w takim zakresie, w jakim udowodnię, że niedobór, zniszczenie lub uszkodzenie powstały nie z mojej winy, ale na skutek zdarzeń i okoliczności, za które stosownie do ogólnych przepisów prawa nie może mi być przypisana wina.
4. Zobowiązuję się do niezwłocznego powiadomienia pracodawcy o wszystkich przeszkodach, zdarzeniach i okolicznościach, mających wpływ na wykonywanie przeze mnie pracy w (…).

Mam obiekcje, co do podpisania tego dokumentu z kilku powodów. W dziale pracuje 6 osób a oświadczenie podpisały tylko dwie, a ja mam być trzecia – czy każda z nas może mieć indywidualną odpowiedzialność za powierzone to samo mienie czy powinnyśmy mieć współodpowiedzialność, jako że odpowiadamy za to samo? A może wszystkie osoby pracujące w dziale powinny podpisać dany dokument, ponieważ wszyscy mamy jednakowy dostęp do magazynów i środków pieniężnych? W razie jakichkolwiek strat, czy każda z osób które posiadają podpisaną odpowiedzialność jest do niej pociągana czy kierownik może wybrać tylko jedną z nas?

W dziale są dwa samochody na środkach trwałych – jedno auto wraz ze mną używają 4 osoby a drugiego używają tylko dwie i ja do nich nie należę. W oświadczeniu nie ma wymienionych konkretnych środków trwałych. Czy w razie uszkodzenia auta, do którego nie mam dostępu, mogłabym zostać pociągnięta do pokrycia kosztów jego naprawy gdyby nie było winnego jego uszkodzenia? W dziale są również narzędzia – czy ja nie używając tych narzędzi również za nie odpowiadam? Jakie są tego konsekwencje podpisania takiego dokumentu? Czy ja jako pracownik biurowy powinnam coś takiego otrzymać do podpisu?

W pierwszej kolejności wskazać należy, że odpowiedzialność materialną pracownika oraz współodpowiedzialność kilku pracowników regulują odpowiednio przepisy art. 124 i 125 kp. Zgodnie z pierwszym ze wskazanych przepisów pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się: 1) pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności, 2) narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze, odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu. Pracownik odpowiada w pełnej wysokości również za szkodę w mieniu innym niż wyżej wymienione, powierzonym mu z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się. Art., 125 kp stanowi zaś, że na takich samych zasadach pracownicy mogą przyjąć wspólną odpowiedzialność materialną za mienie powierzone im łącznie z obowiązkiem wyliczenia się. Podstawą łącznego powierzenia mienia jest umowa o współodpowiedzialności materialnej, zawarta przez pracowników z pracodawcą na piśmie pod rygorem nieważności.

Powyższe oznacza, że zarówno w przypadku odpowiedzialności poszczególnych pracowników, jak również w przypadku ich wspólnej odpowiedzialności, kluczowe znaczenie ma prawidłowe powierzenie mienia (powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się).

Temat odpowiedzialności materialnej był już wielokrotnie poruszany, zaś kwestia konieczności prawidłowego powierzenia mienia była przeze mnie opisywana bardziej szczegółowo w artykule: Kara finansowa za braki w inwentaryzacji. Z tego względu jedynie tytułem przypomnienia wskażę, że aby można było powiedzieć, że mienie zostało pracownikowi powierzone w sposób prawidłowy, zachowane winny być nastające wymagania: a) pracownik powinien znać stan i wartość początkową powierzonego mienia, b) pracodawca winien przenieść na pracownika pieczę nad mieniem i umożliwić mu jej sprawowanie, c) konieczna jest zgoda pracownika na przyjęcie odpowiedzialności. Aby możliwym było ustalenie odpowiedzialności pracownika za powierzone mienie, z reguły wymagane będzie co najmniej pisemne potwierdzenie opisanych jw. okoliczności. W konsekwencji, jeżeli pracodawca nie wykaże prawidłowego powierzenia mienia, nie będzie mógł skutecznie dochodzić odszkodowania.

Przedstawiony przez Czytelniczkę dokument nazwany oświadczeniem o przyjęciu odpowiedzialności materialnej określa mienie powierzone przez pracodawcę jako mienie znajdujące się w magazynach (…). Dalej przeczytać jedynie możemy, że na mienie to składa się towar i pieniądze znajdujące się tych magazynach. Takie określenie powierzonego mienia jest w mojej ocenie wadliwe i nie będzie rodzić odpowiedzialności pracownika w oparciu o zasady określone w art. 124 kp. Trzeba bowiem pamiętać, że podpisanie przez pracownika oświadczenia o ponoszeniu odpowiedzialności ma wyłącznie znaczenie dowodowe. Jeżeli pomimo podpisania oświadczenia nie zostały wypełnione opisane jw. [w punktach od a) do c)] wymogi, to pracownik nie będzie ponosił odpowiedzialności.

Mając na uwadze przytoczone okoliczności wskazać należy, że w przedstawionej przez Czytelniczkę sytuacji strony nie określiły stanu początkowego. Z tego względu, w przypadku sporu, nie będzie praktycznie możliwe ustalenie punktu wyjścia do dokonania rozliczeń. Powierzenie Czytelniczce mienia, bez sporządzenia tzw. spisu z natury, uniemożliwia pracodawcy wykazanie wysokości poniesionej szkody w tym mieniu. Tak lakoniczne zapisy oświadczenia powodują, że nie będzie możliwym udokumentowanie zarówno ilości jak i wartości powierzonego mienia. Mówiąc nieco prościej – jeżeli nie sposób określić za co Czytelniczka ma odpowiadać, to w razie braków nie będzie można przypisać jej odpowiedzialności.

Przyjmuje się ponadto, że powierzenie mienia bez spisu w naturze czyni niemożliwym wyliczenie się przez pracownika z otrzymanego mienia (co uniemożliwia przypisanie mu odpowiedzialności). Jak zauważył Sąd Apelacyjny w Warszawie, przeprowadzenie spisu towarów z karty osobistej pracownika czy dokumentacji magazynowej, a nie spisu z natury, w sensie fizycznym, nie może spowodować odpowiedzialności pracownika na podstawie art. 124 § 1 kp (zob. wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 9 lutego 2005 roku sygn. akt III APa 104/04).

Odnosząc się do kolejnych kwestii poruszonych przez Czytelniczkę wskazuję, że w przypadku, gdy mamy do czynienia z powierzeniem mienia (w wydzielonej części zakładu pracy, w której odbywa się sprzedaż, produkcja lub świadczenie usług albo przechowuje się mienie stanowiące przedmiot), poza przytoczonym już art. 125 kp, zastosowanie znajdzie Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 4 października 1974 roku w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie (tekst jednolity z dnia 09 grudnia 1996 roku, Dz.U. z 1996 roku, nr 143, poz. 663).

Zgodnie z §1 tego aktu przepisy rozporządzenia stosuje się w przypadkach łącznego powierzenia pracownikom mienia, z obowiązkiem wyliczenia się, w zakładzie pracy lub w wydzielonej jego części, w której odbywa się sprzedaż, produkcja lub świadczenie usług albo przechowuje się mienie stanowiące przedmiot powierzenia i oddzielnego rozliczania (…). Kolejne przepisy określają szereg wymogów, jakie muszą być spełnione, aby można mówić o prawidłowym powierzeniu mienia i wprowadzenia wspólnej odpowiedzialności. Wśród nich, na podkreślenie zasługują następujące warunki:

1. Dla przyjęcia wspólnej odpowiedzialności materialnej niezbędne jest zawarcie umowy w formie pisemnej.
2. Na przyjęcie wspólnej odpowiedzialności materialnej zgodę muszą wyrazić wszyscy pracownicy zatrudnieni w miejscu powierzenia mienia.
3. Pracownikom objętym wspólną odpowiedzialnością materialną należy zapewnić możliwość sprawowania nadzoru nad powierzonym mieniem.
4. Pracownicy ponoszą odpowiedzialność materialną odpowiadają w częściach określonych w umowie. w przypadku stwierdzenia, że niedobór w całości lub w części został spowodowany przez niektórych pracowników, za całość niedoboru lub określoną jego część odpowiadają tylko sprawcy szkody.
5. Konieczne jest prawidłowe powierzenie mienia łącznie wszystkim pracownikom, którzy mają być objęci taką odpowiedzialnością. Dokonuje się tego na podstawie inwentaryzacji przeprowadzonej z ich udziałem lub z udziałem osób przez nich wskazanych.

Przytoczone jw. wymagania nie zostały w tym przypadku spełnione.  Tym samym nie mamy do czynienia ze wspólną odpowiedzialnością za powierzone mienie. W związku z tym sytuację prawną Czytelniczki określać będzie wyłącznie przedstawione przez nią oświadczenie oraz zasady ogólne odpowiedzialności pracowników. Są ONE określone w art. 114 i nast. kp (pracownik, który wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych ze swej winy wyrządził pracodawcy szkodę, ponosi odpowiedzialność materialną według zasad określonych w  przepisach niniejszego rozdziału). Jak wcześniej wskazałem, treść tego oświadczenia oświadczenie uniemożliwia lub znacząco utrudnia przypisanie Czytelniczce odpowiedzialności.