Od 1 stycznia 2026 r. (sektor finansów publicznych) i od 1 maja 2026 r. (pozostali pracodawcy) do stażu pracy można doliczyć m. in. umowy zlecenia i prowadzenie działalności. Kluczowe są dokumenty oraz 24-miesięczny termin dla osób już zatrudnionych w dniu wejścia zmian.

Co się zmieniło w 2026 r.

W 2026 r. weszły w życie przepisy, które rozszerzają katalog okresów wliczanych do stażu pracy. Oprócz okresów zatrudnienia na etacie, do stażu mogą być zaliczane także inne formy aktywności zawodowej, w tym m. in. wykonywanie pracy na podstawie umów cywilnoprawnych (np. umowy zlecenia) oraz prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej.

Terminy wejścia w życie

Zmiany obowiązują w dwóch terminach: od 1 stycznia 2026 r. u pracodawców będących jednostkami sektora finansów publicznych oraz od 1 maja 2026 r. u pozostałych pracodawców. W praktyce oznacza to, że od tych dat staż pracy może być przeliczany z uwzględnieniem dodatkowych okresów, o ile zostaną one odpowiednio udokumentowane.

Dokumenty i zaświadczenie z ZUS

W wielu przypadkach podstawą potwierdzenia tych okresów będzie dokumentacja z ZUS, w szczególności zaświadczenia wydawane na wniosek pracownika. To pracownik występuje o potwierdzenie swoich okresów i przekazuje dokumenty pracodawcy, aby możliwe było przeliczenie uprawnień wynikających ze stażu. Jeżeli ZUS nie może wydać zaświadczenia (np. z uwagi na brak danych za bardzo dawne okresy), w praktyce możliwe jest posługiwanie się innymi dokumentami, zależnie od okoliczności.

24 miesiące na udokumentowanie – gdzie tu jest ryzyko

Istotnym elementem nowych regulacji jest 24-miesięczny termin na dostarczenie pracodawcy dokumentów potwierdzających okresy podlegające zaliczeniu do stażu, liczony od dnia, w którym przepisy zaczęły obowiązywać u danego pracodawcy. W praktyce ma to szczególne znaczenie przede wszystkim dla osób, które pozostawały w zatrudnieniu w dniu, w którym nowe przepisy zaczęły ich obejmować (czyli odpowiednio 1 stycznia 2026 r. albo 1 maja 2026 r.). To „okno czasowe” może realnie wpływać na to, kiedy i u kogo nastąpi przeliczenie stażu oraz uprawnień.

I tu pojawia się potencjalne ryzyko: nierówność wynikająca z kalendarza oraz formalności. W organizacji mogą funkcjonować równolegle pracownicy o porównywalnym doświadczeniu zawodowym, ale z różnym „rozpoznanym” stażem tylko dlatego, że część osób zdążyła przedstawić dokumenty w odpowiednim czasie, a część z różnych przyczyn zrobiła to później albo wcale. Efektem mogą być różnice w uprawnieniach (np. wymiar urlopu, dodatki stażowe, świadczenia) oraz w poziomie wynagrodzenia, których źródłem nie są kompetencje czy jakość pracy, ale terminowość i kompletność dokumentacji.

Taka sytuacja sama w sobie nie przesądza o naruszeniu zasady równego traktowania, jednak może stać się punktem zapalnym w sporach pracowniczych, zwłaszcza jeśli pracodawca nie ma jasnej procedury, działa niespójnie, nie komunikuje pracownikom zasad albo podejmuje rozbieżne decyzje w porównywalnych przypadkach. Z perspektywy HR i compliance kluczowe będzie więc nie tylko „co” wynika z przepisów, ale także „jak” organizacja wdroży je w praktyce.

Co rekomendujemy pracodawcom – 5 kroków minimum

Rekomendowane minimum po stronie pracodawcy to:

1. Jasna informacja do pracowników o zmianach, wymaganych dokumentach i terminach,
2. Prosta procedura przyjmowania i weryfikacji dokumentów,
3. Spójne standardy podejmowania decyzji i ich archiwizacji,
4. Ocena wpływu przeliczenia stażu na newralgiczne elementy polityki wynagrodzeń i świadczeń.
5. Uporządkowany onboarding, tak aby od początku identyfikować okresy „poza etatem” i minimalizować ryzyko późniejszych rozbieżności.

Q&A

Czy nowe okresy wliczają się automatycznie do stażu pracy?

Co do zasady nie. W praktyce kluczowe jest udokumentowanie okresów, najczęściej na podstawie zaświadczenia z ZUS lub innych dokumentów w sytuacjach, gdy zaświadczenie nie może zostać wydane.

Czy każdy pracownik ma 24 miesiące na dostarczenie dokumentów?

Termin 24 miesięcy ma szczególne znaczenie dla osób zatrudnionych u danego pracodawcy w dniu, w którym przepisy zaczęły go obejmować (1 stycznia 2026 r. albo 1 maja 2026 r.). To wtedy „startuje” okno na uzupełnienie dokumentacji dla zatrudnionych w tym momencie.

Czy różnice w uprawnieniach po przeliczeniu stażu mogą oznaczać nierówne traktowanie?

Nie zawsze. Same różnice mogą wynikać z obiektywnych powodów (np. udokumentowania okresów). Ryzyko pojawia się wtedy, gdy organizacja nie ma jasnych zasad i spójnej praktyki, a decyzje w podobnych przypadkach są różne lub nieprzejrzyste.

Zapraszamy do kontaktu

W sprawach związanych z przygotowaniem procedur, komunikacją wewnętrzną lub oceną ryzyk HR wynikających z nowych zasad ustalania stażu pracy zapraszamy do kontaktu: office@mgs-law.eu (w temacie: „Staż pracy 2026”).

Artur Konstanty Grabowski

junior partner MGS LAW, radca prawny, ekspert ds. prawa pracy