Od 27 stycznia 2026 r. obowiązują zmiany w Kodeksie pracy, które rozszerzają możliwość stosowania komunikacji elektronicznej w sprawach pracowniczych i kadrowych. Nowe przepisy dopuszczają realizowanie wybranych czynności także w postaci elektronicznej, w tym poprzez e-mail pozwalający ustalić tożsamość nadawcy lub z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego. W artykule omawiamy, jakie obowiązki informacyjne pracodawcy oraz wnioski i zgody pracowników mogą być przekazywane elektronicznie, oraz co te zmiany oznaczają w praktyce dla działów HR i pracodawców.

Zmiany w Kodeksie pracy od 27 stycznia 2026 r. – ciąg dalszy. Szersze stosowanie komunikacji elektronicznej.

Zgodnie z nowymi przepisami czynności wykonywane dotychczas w formie pisemnej mogą być realizowane: w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej, obejmującej zarówno kwalifikowany podpis elektroniczny, jak i e-mail pozwalający ustalić tożsamość nadawcy.

Chodzi tu o:
przekazanie pracownikowi informacji o monitoringu,
przekazanie pracownikom informacji o warunkach przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę,
konsultację zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z zakładową organizacją związkową,
postać w jakiej mogą być sporządzane i przekazywane pracownikom rozkłady czasu pracy,
wnioski pracowników dotyczące zastosowania ruchomego czasu pracy, indywidulanego rozkładu czasu pracy, systemu skróconego tygodnia pracy, systemu pracy weekendowej,
wnioski pracowników o udzielenie czasu wolnego od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,
wnioski pracowników o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych,
wnioski pracowników o udzielenie urlopu bezpłatnego,
zgody pracownika na udzielenie mu przez pracodawcę urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy.

Stopniowe odchodzenie od tradycyjnej pisemnej formy dokumentacji pracowniczej jest procesem nieuchronnym. Wprowadzone zmiany powodują, iż więcej spraw kadrowych może być prowadzonych w formie elektronicznej. To oczekiwana i praktyczna zmiana.