Ustawodawca od 1 grudnia 2014 roku, wychodząc naprzeciw potrzebom podmiotów podlegających wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego, usprawnił mechanizm rejestracji i zmiany danych w tym rejestrze.

Jakie ułatwienia przewidują dokonane zmiany w zakresie rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym?

1. Jeden formularz zgłoszeniowy do Krajowego Rejestru Sądowego bez konieczności przedkładania wraz z wnioskiem o wpis podmiotu lub zmianę wpisu dodatkowych formularzy i innych wymaganych dokumentów (np. odpisu umowy spółki czy dokumentu potwierdzającego tytuł do lokalu) przeznaczonych dla Głównego Urzędu Statystycznego, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Urzędu Skarbowego.
2. Automatyczne nadawanie numerów NIP i REGON w przypadku, gdy podmiot sam nie wystąpił o ich nadanie albo już je posiada.
3. Nowy formularz NIP-8 składany do Urzędu Skarbowego, który zastąpi składane do tej pory formularze NIP-2, RG-1 oraz ZUS ZPA.
4. Wskazywanie w rejestrze nie więcej niż dziesięciu kodów Polskiej Klasyfikacji Działalności (dalej: PKD), ze wskazaniem przedmiotu przeważającej działalności.

Pierwsza z istotnych zmian wynikających z nowelizacji przewiduje, że podmiot podlegający wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego, aby uzyskać wpis lub jego zmianę, będzie składał tylko jeden formularz tylko jednym kompletem załączników(tzw. zasada jednego okienka). Za pomocą systemu teleinformatycznego dane zawarte we wniosku będą przekazywane przez sąd do Centralnego Rejestru Podmiotów – Krajowej Ewidencji Podatników (dalej: KEP) i Krajowego Rejestru Urzędowego Podmiotów Gospodarki Narodowej. Na podstawie danych z wniosku podmiotowi zostanie automatycznie nadany numer REGON oraz NIP bez konieczności przedkładania do sądu kolejnych formularzy. Informacja zwrotna z nadanym numerem NIP i REGON zostanie przekazana do KRS oraz automatycznie uzupełni wpis danego podmiotu bez konieczności uiszczania dodatkowych opłat. Warto dodać, że zgodnie z nowelizacją, w przypadku automatycznego zamieszczenia w KRS danych o numerze REGON i NIP, podmiot zostanie o tym powiadomiony poprzez doręczenie zaświadczenia o dokonaniu wpisu.

Jakkolwiek powyższa procedura ułatwia dokonywanie wpisów i zmian w KRS, to jednak pozostałe dane podmiotu niezbędne Głównemu Urzędowi Statystycznemu, Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych oraz Urzędowi Skarbowemu będą musiały zostać uzupełnione w ciągu 21 dni od daty rejestracji podmiotu w KRS, a w przypadku zmiany danych w terminie 7 dni od dnia okoliczności uzasadniających zmianę. Mowa o tzw. informacjach uzupełniających, czyli w szczególności numerach rachunków bankowych czy przewidywanej liczbie zatrudnianych pracowników. Wnioskodawcy są zobowiązani przekazać te dane do Urzędu Skarbowego na nowym formularzu NIP-8, który zastąpił dotychczasowe formularze NIP-2, RG-1 oraz ZUS ZPA. Następnie dane te będą przekazywane do KEP, skąd zostaną automatycznie przekazane do systemów teleinformatycznych ZUS i GUS.

Nowelizacja przewidziała także zmiany dotyczące podawania w KRS informacji oprzedmiocie działalności. Od 1 grudnia 2014 roku liczba pozycji PKD podlegających ujawnieniu w KRS została ograniczona do maksymalnie dziesięciu. Ponadto obowiązkowe jest wskazanie przedmiotu przeważającej działalności prowadzonej przez dany podmiot. Zmiana ta ma na celu dostarczenie jasnej informacji o rzeczywiście prowadzonej działalności przez dany podmiot. Nowelizacja przewiduje również obowiązek dostosowania wpisów podmiotów funkcjonujących już w obrocie gospodarczym w ciągu pięciu lat od dnia wejścia w życie ustawy zmieniającej. Będzie to musiało nastąpić przy okazji pierwszego składanego wniosku o zmianę danych podmiotu. Jeżeli jednak przedmiot działalności wynika z umowy spółki, aktu założycielskiego lub statutu zgłoszenie nie wymaga ich zmiany.

Podsumowując należy wskazać, że zmiany przewidziane w nowelizacji mają przede wszystkim na celu uproszczenie oraz usprawnienie procedur rejestracyjnych dotyczących podmiotów podlegających wpisowi do KRS. Zgodnie z założeniem ustawodawcy, zmiany, które wprowadzi nowelizacja, mają sprawić, że przyspieszony zostanie moment, w którym podmioty podlegające wpisowi do KRS będą mogły faktycznie podjąć działalność.

Izabela Bertrandt, aplikant radcowski