Kopiowanie dokumentów w świetle nowej ustawy o dokumentach publicznych
W związku z przekazami medialnymi na temat wpływu nowej ustawy o dokumentach publicznych na praktykę kserowania lub skanowania dokumentów potwierdzających tożsamość, poniżej prezentujemy syntetyczne wyjaśnienie tego zagadnienia.
Zgodnie z definicją ustawową repliką dokumentu publicznego (czyli np. dowodu osobistego lub prawa jazdy) jest odwzorowanie lub kopia wielkości od 75% do 120% oryginału o cechach autentyczności dokumentu publicznego lub blankietu dokumentu publicznego, z wyłączeniem kserokopii lub wydruku komputerowego dokumentu publicznego wykonanych do celów urzędowych, służbowych lub zawodowych określonych na podstawie odrębnych przepisów lub na użytek osoby, dla której dokument publiczny został wydany.
Powyższe oznacza, że repliką w rozumieniu ustawy o dokumentach publicznych nie jest każda kserokopia, skan czy zdjęcie dokumentu publicznego. Będzie nią tylko takie jego odwzorowanie, które nosi cechy dokumentu autentycznego. Replika musi więc imitować określone zabezpieczenia przewidziane dla prawa jazdy, np. mikrodruki, farbę optycznie zmienną. Zwykłe ksero, skan czy zdjęcie dowodu albo prawa jazdy nie spełnia tych przesłanek.
Należy pamiętać, że celem wprowadzenia tych przepisów było zapobieżenie wytwarzania tzw. dokumentów kolekcjonerskich/fałszywych i ukrócenie przypadków kradzieży tożsamości. Pod tym kątem należy więc interpretować te przepisy. W naszej ocenie daleko idącym nadużyciem jest zrównywanie każdej kserokopii, skanu czy też zdjęcia w repliką dokumentu publicznego.
Co istotne, zgodnie z nowej ustawy o dokumentach publicznych czynem penalizowanym jest wytwarzanie, oferowanie, zbywanie lub przechowywanie w celu zbycia repliki dokumentu publicznego. Samo pozyskanie kopii dokumentu tożsamości nie może być uznane za którekolwiek ze wskazanych działań.
Dużo istotniejszą kwestią związaną z praktyką pozyskiwania kopii dowodów tożsamości zalegalizowanie takiego działania pod kątem RODO. Chodzi tu o dysponowanie istniejącą podstawą przetwarzania danych osobowych oraz przestrzeganie zasady minimalizacji przetwarzanych danych osobowych. Należy pamiętać, że określone dokumenty mogą zawierać szereg danych, których przetwarzanie nie jest niezbędne do realizacji przyjętego celu przetwarzania. W tym zakresie działanie polegające na stworzeniu czy też późniejszym przechowywaniu kopii dokumentu publicznego może nieść za sobą określone ryzyko.
